Verträge und Anwendungen erfassen
Erstellen Sie eine Übersicht der eingesetzten Anwendungen, Anbieter, Tarife, Laufzeiten und Verlängerungstermine. Notieren Sie, wer den Vertrag verantwortet und welche Abteilungen den Dienst nutzen. Erfassen Sie auch Software, die über Dienstleister oder einzelne Teams beschafft wurde. Vermeiden Sie es, vertrauliche Vertrags- oder Zugangsdaten ungeschützt in einer allgemeinen Tabelle abzulegen.
Nutzer und technische Abhängigkeiten prüfen
Vergleichen Sie verfügbare Konten- oder Nutzungsberichte mit der tatsächlichen Rolle der Nutzer. Ein seltener Zugriff kann dennoch für saisonale Aufgaben oder Notfälle benötigt werden. Prüfen Sie außerdem Integrationen, Dienstkonten, gemeinsam genutzte Arbeitsabläufe und Datenexporte. Änderungen sollten mit den Personen abgestimmt werden, die fachlich für den Prozess verantwortlich sind.
Verlängerungen und Änderungen vorbereiten
Setzen Sie Erinnerungen vor Kündigungs- oder Verlängerungsfristen. Prüfen Sie rechtzeitig, ob der Tarif noch zum Bedarf passt, welche Funktionen wegfallen würden und ob Daten oder Einstellungen übertragen werden müssen. Halten Sie Annahmen, Freigaben und Risiken fest. Aktuelle Lizenzbedingungen hängen vom konkreten Vertrag ab und sollten direkt anhand der Anbieterunterlagen verifiziert werden.
Ein- und Austritte einbinden
Verbinden Sie die Lizenzverwaltung mit Onboarding, Rollenwechsel und Offboarding. Legen Sie fest, wer Konten anlegt, Zugriffe genehmigt und nicht mehr benötigte Lizenzen zur Prüfung meldet. Führen Sie regelmäßig Stichproben durch und vergleichen Sie die Liste mit Rechnungen und administrativen Übersichten.
Lizenzübersicht-Checkliste
- Anwendungen, Verträge, Eigentümer und Laufzeiten sind erfasst.
- Nutzer, Rollen und wichtige Integrationen sind nachvollziehbar.
- Verlängerungstermine haben verantwortliche Personen und Erinnerungen.
- Änderungen berücksichtigen Datenexport und Auswirkungen auf Abläufe.
- Regelmäßige Abgleiche mit Nutzung und Abrechnung sind eingeplant.
Sie möchten Anwendungen, Nutzer und IT-Kosten besser überblicken? Informieren Sie sich über IT-Betreuung oder nehmen Sie Kontakt auf.