Vor dem Start: Rolle und Bedarf festhalten
Die zuständige Führungskraft sollte Rolle, Startdatum, Arbeitsort, benötigte Anwendungen und erforderliche Berechtigungen mitteilen. Weisen Sie ein Gerät zu, dessen Sicherheitsstatus geprüft und dessen Konfiguration dokumentiert ist. Planen Sie die Übergabe von Zugangsinformationen über einen geschützten Prozess und erklären Sie, an wen sich neue Mitarbeitende bei Störungen wenden. Vermeiden Sie vorsorgliche Vollzugriffe, die nicht zur Aufgabe passen.
Änderungen an Aufgaben kontrolliert behandeln
Bei Rollenwechseln sollten bisherige Rechte überprüft statt automatisch beibehalten werden. Prüfen Sie Gruppen, gemeinsam genutzte Ressourcen, Administrationsrechte, externe Konten und Zugänge zu Fachanwendungen. Halten Sie fest, wer Änderungen genehmigt und wann die IT sie umsetzt. Eine kurze Bestätigung durch die verantwortliche Führungskraft hilft, dass fachliche Anforderungen und technische Umsetzung übereinstimmen.
Austritt: Zugänge, Geräte und Daten koordinieren
Stimmen Sie den Zeitpunkt für die Deaktivierung mit der zuständigen Stelle ab und berücksichtigen Sie, ob eine sofortige Sperrung erforderlich ist. Erfassen Sie zentrale Identitäten, VPN- und Cloud-Zugänge, Tokens, Geräte, Schlüssel und gegebenenfalls gemeinsam verwendete Kennwörter. Regeln Sie die Übergabe geschäftlicher Daten und Postfächer nach den internen Vorgaben. Entfernen Sie Berechtigungen nachvollziehbar und bestätigen Sie, dass auch externe Anwendungen und Dienstleister berücksichtigt wurden.
Prozess dokumentieren und regelmäßig prüfen
Verwenden Sie eine gemeinsame Checkliste mit Eigentümer, Status und Termin. Beschränken Sie Zugriff auf Personalinformationen auf Personen, die ihn für ihre Aufgabe benötigen. Prüfen Sie regelmäßig verwaiste Konten, nicht zugeordnete Geräte und länger offene Offboarding-Aufgaben. Aktualisieren Sie den Prozess, wenn Anwendungen oder Verantwortlichkeiten wechseln.
Ein- und Austritts-Checkliste
- Rolle, Genehmigung und benötigte Zugriffe sind festgehalten.
- Arbeitsmittel und Konten sind vorbereitet und einer Person zugeordnet.
- Rollenwechsel lösen eine Überprüfung bestehender Berechtigungen aus.
- Austrittsdatum, Sperrzeitpunkt, Geräte und externe Konten sind abgestimmt.
- Abschluss, Datenübergabe und Ausnahmen sind dokumentiert.
Für die Strukturierung von Konten und Geräten finden Sie Informationen zur Business-IT oder kontaktieren Sie uns.