Übergabebeteiligte und Termine abstimmen
Benennen Sie eine interne koordinierende Person, bisherige und neue Ansprechpersonen sowie Vertretungen. Prüfen Sie vertragliche Kündigungs- und Übergaberegelungen und legen Sie einen Zeitplan für Bestandsaufnahme, Zugriffsübergabe und offene Arbeiten fest. Kritische Systeme sollten während des Übergangs klare Eigentümer haben, damit keine Aufgaben zwischen den Parteien liegen bleiben.
Systeme, Dokumentation und offene Punkte erfassen
Erstellen Sie eine Übersicht über Geräte, Dienste, Netzwerke, Sicherungen, Verträge, Lizenzen und externe Kontakte. Fordern Sie aktuelle Konfigurations- und Betriebsdokumentation sowie den Status laufender Änderungen an. Halten Sie bekannte Fehler, geplante Wartung, offene Sicherheitsmaßnahmen und Abhängigkeiten fest. Prüfen Sie stichprobenartig, ob die Unterlagen mit der tatsächlichen Umgebung übereinstimmen.
Zugänge sicher übertragen und überprüfen
Planen Sie die Übergabe administrativer Konten, Registrierungen, Wiederherstellungswege und Kontaktadressen über einen geschützten Prozess. Geben Sie keine Kennwörter offen in E-Mail oder allgemeinen Dokumenten weiter. Nach dem Wechsel sollten persönliche Konten ehemaliger Mitarbeitender oder Dienstleister entzogen und erforderliche gemeinsame Zugangsdaten kontrolliert erneuert werden. Dokumentieren Sie, welche Berechtigungen verbleiben und warum.
Abnahme und Wissenstransfer sichern
Prüfen Sie gemeinsam, ob vereinbarte Unterlagen, Datenexporte und Zugänge vollständig übergeben wurden. Testen Sie wichtige Abläufe wie Anmeldung, Sicherungsstatus und Kontaktwege. Halten Sie fehlende Informationen mit Verantwortlichem und Frist fest. Ein Abschlussgespräch sollte offene Risiken und den zukünftigen Aktualisierungsprozess benennen.
Übergabe-Checkliste
- Termine, Ansprechpartner und Verantwortlichkeiten sind festgelegt.
- Inventar, Dokumentation, Verträge und offene Aufgaben sind erfasst.
- Zugänge werden geschützt übertragen und anschließend geprüft.
- Alte Berechtigungen werden kontrolliert entzogen oder erneuert.
- Fehlende Informationen haben Eigentümer und Fälligkeit.
Für Fragen zu IT-Betreuung und Verantwortlichkeiten finden Sie Informationen unter Business-IT oder nehmen Sie Kontakt auf.