Laufende Kosten erfassen
Sammeln Sie Ausgaben für Geräte, Lizenzen, Hosting, Internet, Sicherung, Support, Wartung und externe Dienstleister. Ordnen Sie jede Position einem System, Vertrag oder Verantwortlichen zu und notieren Sie Laufzeit, Kündigungsfrist sowie geplante Preisänderungen, sofern bekannt. Prüfen Sie, ob doppelte oder nicht mehr genutzte Dienste enthalten sind.
Erneuerung und Risiken einplanen
Berücksichtigen Sie den Lebenszyklus wichtiger Geräte und Anwendungen, Supportenden, wachsende Datenmengen und erforderliche Sicherheitsmaßnahmen. Nicht jede Ausgabe lässt sich exakt vorhersehen. Dokumentieren Sie Annahmen und priorisieren Sie Vorhaben nach Geschäftsauswirkung, Risiko, Abhängigkeiten und zeitlicher Dringlichkeit. Eine nachvollziehbare Reserve kann helfen, unerwartete Reparaturen oder notwendige Anpassungen abzufedern.
Projekte nach Nutzen und Aufwand bewerten
Beschreiben Sie für jedes Projekt das Problem, den erwarteten Nutzen, einmalige Kosten, laufende Folgekosten und benötigte interne Zeit. Beziehen Sie Migration, Schulung, Integration und spätere Pflege mit ein. Vergleichen Sie geplante Vorhaben nicht allein anhand des Anschaffungspreises; berücksichtigen Sie auch Auswirkungen auf Produktivität und Support.
Budget regelmäßig aktualisieren
Ordnen Sie jeder Position einen Eigentümer zu und prüfen Sie Abweichungen in einem festen Rhythmus. Aktualisieren Sie das Budget bei Personaländerungen, neuen Anwendungen, Standortwechseln und Vertragsverlängerungen. Nutzen Sie die Auswertung, um Entscheidungen zwischen Geschäftsleitung und IT nachvollziehbar zu machen.
Planungs-Checkliste
- Laufende Verträge und wiederkehrende Kosten sind inventarisiert.
- Erneuerungen und Supportenden sind zeitlich erfasst.
- Projekte enthalten Folgekosten, Schulung und interne Arbeitszeit.
- Prioritäten und Annahmen sind für Entscheider nachvollziehbar.
- Verantwortliche und Prüftermine sind festgelegt.
Für eine Bestandsaufnahme Ihrer IT-Leistungen informieren Sie sich über IT-Betreuung oder sprechen Sie mit EasyTech.