Konten, Rollen und Freigaben sichtbar machen
Erfassen Sie zentrale Nutzerkonten, Gruppen, administrative Rollen, Anwendungsidentitäten und externe Gäste. Prüfen Sie gemeinsam genutzte Ordner, Links und Arbeitsbereiche. Halten Sie fest, wer die Daten oder den Arbeitsbereich fachlich verantwortet und welche Nutzergruppe Zugriff benötigt. Zugangsinventare sollten keine Kennwörter oder geheimen Schlüssel enthalten.
Rechte nach Aufgabe und Bedarf bewerten
Bitten Sie die fachlich zuständigen Personen zu bestätigen, ob die vorhandenen Zugriffe noch gebraucht werden. Achten Sie auf dauerhaft erhöhte Rechte, breite Gruppenmitgliedschaften und Freigaben ohne Ablaufdatum oder klaren Eigentümer. Prüfen Sie, ob Rollen auf das notwendige Maß reduziert werden können und ob administrative Tätigkeiten mit getrennten Konten erfolgen.
Änderungen kontrolliert umsetzen
Planen Sie Bereinigungen so, dass notwendige Arbeitsabläufe nicht unerwartet unterbrochen werden. Dokumentieren Sie genehmigte Ausnahmen und informieren Sie betroffene Personen. Bei externen Kontakten sollten Verantwortliche und Zweck der Zusammenarbeit bekannt sein. Entziehen Sie nicht mehr benötigte Zugriffe nach einem abgestimmten Ablauf und kontrollieren Sie anschließend, ob die Änderung wirksam wurde.
Regelmäßigkeit und Nachweis sichern
Legen Sie Prüftermine nach Schutzbedarf und Änderungsfrequenz fest. Eine automatisierte Übersicht kann helfen, ersetzt aber nicht die fachliche Bestätigung, ob ein Zugriff noch erforderlich ist. Bewahren Sie Ergebnis, offene Punkte, Eigentümer und Fristen an einem zugriffsgeschützten Ort auf. Wiederholen Sie die Prüfung nach Rollenwechseln, Projekten und Dienstleisterwechseln.
Prüfliste für Cloud-Zugriffe
- Eigentümer und Zweck von Arbeitsbereichen sind bekannt.
- Administrative Rollen und gemeinsam genutzte Konten sind identifiziert.
- Externe Konten, Freigabelinks und Gruppen werden regelmäßig bestätigt.
- Änderungen haben Genehmigung, Verantwortliche und nachvollziehbaren Abschluss.
- Prüftermine und Ausnahmen sind dokumentiert.
Für Fragen zu Konten, Anwendungen und Zugriffsverwaltung finden Sie Informationen zur IT-Betreuung oder sprechen Sie mit uns.