1. Erst festlegen, was wieder verfügbar sein muss
Erfassen Sie gemeinsam mit den Verantwortlichen, welche Daten und Systeme den Betrieb tragen: etwa Buchhaltung, Kundendokumente, E-Mail, Dateiablagen oder branchenspezifische Anwendungen. Halten Sie für jeden Bereich fest, wer zuständig ist und wie lange der Betrieb ohne ihn auskommen kann.
Daraus ergeben sich zwei unterschiedliche Fragen: Wie viele Daten dürfen seit der letzten Sicherung verloren gehen? Und wie schnell muss ein System wieder laufen? Die Antworten helfen, Sicherungsabstände und Wiederherstellungsreihenfolge passend zu wählen.
2. Das 3-2-1-Prinzip als Planungsregel nutzen
Eine verbreitete Orientierung sind drei Datenkopien auf zwei unterschiedlichen Speichermedien, davon eine Kopie an einem getrennten Ort. Das kann das Risiko einzelner Geräteausfälle oder eines Schadens am Bürostandort mindern. Es ist jedoch keine Garantie gegen Fehlkonfiguration, kompromittierte Konten oder Schadsoftware.
Prüfen Sie deshalb zusätzlich, ob Sicherungen vor unbefugtem Löschen geschützt sind und ob Zugangsdaten getrennt vom gesicherten System verwaltet werden. Cloud-Speicher allein ist nicht automatisch ein unabhängiges Backup: Synchronisierung kann versehentliche Löschungen ebenfalls übernehmen.
3. Sicherung und Wiederherstellung testen
Kontrollieren Sie regelmäßig, ob Aufträge erfolgreich abgeschlossen wurden, ob genügend Speicher verfügbar ist und ob Warnmeldungen jemanden erreichen. Testen Sie die Wiederherstellung einzelner Dateien und – soweit sinnvoll – eines vollständigen Systems in einer kontrollierten Umgebung.
Eine kurze Prüfliste
- Geschäftskritische Daten und Verantwortliche sind benannt.
- Sicherungsrhythmus und Aufbewahrung passen zum Geschäftsbedarf.
- Mindestens eine Sicherung liegt getrennt vom produktiven System.
- Warnungen werden geprüft und Wiederherstellungen geprobt.
- Der Ablauf ist für Vertretungen verständlich dokumentiert.
Die konkrete Umsetzung hängt unter anderem von Anwendungen, Speicherorten, Datenschutzanforderungen und verfügbarem Budget ab. Für allgemeine Fragen zur IT-Betreuung für Unternehmen oder eine Besprechung Ihrer Situation finden Sie hier weitere Informationen.